مقالات /فکس سرور

» ارسال و دریافت فکس ( Fax ) از طریق Outlook

سیستم فکس از اواسط قرن نوزدهم تا کنون، همچنان در تجارت پابرجاست و راهکاری قابل اعتماد برای بسیاری از تجارت ها میباشد.اما چرا این تکنولوژی قدیمی، با وجود سیستم ایمیل، هنوز مفید است ؟

دلایل بسیاری برای این موضوع میتوان بیان کرد، از جمله امنیت، سرعت، توانائی تشخیص ارسال کننده، گزارشات مطمئن و قدرت سازش با الزامات قانونی و سازمانی. این موارد در ذیل به شرح آمده است :

رهائی از تهدیدات ویروسی و امنیتی :

فکس به دلیل ساختار ساده و مطمئنی که دارد عملا از تهدیدات ویروس، تروجان و موارد مشابه ایمن است.همچنین امکان ایجاد ریسک های شبکه ای به مانند Sniff و Interception نیز در آن وجود ندارد
 الزام و تعهد قانونی در مواقع لزوم : سیستم فکس به گونه ای است که به دریافت کننده امکان شناسائی شخص فرستنده فکس و اطمینان از صحت سند دریافتی را ارائه میکند.در نتیجه در مواقع لزوم امکان پیگیری قانونی در آن بیش از ایمیل وجود دارد.سیستم ایمیل نیز قابل اتکاست،اما ممکن است در سوی دیگر ارتباط ایمیل شخصی نا مطمئن حضور داشته باشد.
پیگیری تحویل فکس : در سیستم فکس امکان مشاهده عینی گزارش ارسال و دریافت فکس به طور عینی وجود دارد.سیستم ایمیل نیز قابل اعتماد است، اما یک پیغام دریافت ایمیل حاکی از رسیدن ایمیل به میل سرور است نه کاربر نهائی.در صورتی که پیغام تائید دریافت فکس حاکی از رسیدن فکس به آن سوی ارتباط است که معمولا یک اپراتور است.

اما این تکنولوژی قدیمی هر چند که بسیار مفید است، آنچنان به صرفه و سریع نیست و مشکلاتی در پی دارد .وقفه های طولانی ارسال فکس در ساعات اوج کار،هزینه های تعمیر و نگه داری و هزینه های سنگین کاغذ و جوهر ، همه و همه از نقاط ضعف این سیستم است.

تکنولوژی FOIP که امروزه در اکثر نقاط دنیا مورد استفاده قرار گرفته است باعث بهبود این سیستم و کاهش هزینه ها شده است.این تکنولوژی با استفاده از رابط کاربری کامپیوتری، اطلاعات فکس ارسالی را بر روی بستر شبکه از درون نرم افزار کاربری به سمت سرور فکس و در نهایت به سمت شماره تلفن مورد نظر ارسال میکند.

صرفه جوئی در زمان و هزینه :


با ارسال یک یا چندین فکس در کمترین زمان ممکن و از درون نرم افزارهای کاربردی روزمره (مانند Outlook ، Word) شما میتوانید در زمان و هزینه های نیروی انسانی صرفه جوئی کنید.
ارسال گروهی فکس : با توجه به قابلیت همکاری با سیستم های ایمیل شما میتوانید یک فکس را به گروهی از شماره های مورد نظر یا اشخاصی که در لیست مخاطبین شما وجود دارند ( CRM Contacts ) ، Outlook Contacts) ) ، فقط با یک ایمیل ارسال کنید و در حالیکه به انجام کارهای دیگر می پردازید گزارش ارسال آن را نیز دریافت کنید.قابل توجه است که به دلیل تجهیزات مکانیکی سمت فرستده از کیفیت سند ارسالی کاسته نشده و با همان کیفیت اصلی به سمت مقابل ارتباط ارسال میشود.
صرفه جوئی در کاغذ و جوهر : با توجه به عدم استفاده از کاغذ و کارتریج در ارسال فکس و کاهش شدید هزینه های نگه داری ، به مرور زمان منابع صرفه جوئی بسیار مناسبی در اختیار قرار میگیرد

 انعطاف پذیری :

امروزه ارسال فکس بسیار آسان تر از گذشته است. ارسال سریعتر ، ارزان تر و مطمئن تر ،قابلیت حفظ اطلاعات محرمانه دور از دسترس افراد غیر مرتبط و توانائی دسته بندی،آرشیو و نگه داری فکس باعث مدیریت آسانتر این سیستم شده است.

یک دستگاه فکس نیاز به فضا، خطوط مجزا و نگه داری دارد.در حالیکه یک ف
کس سرور چنین نیازهائی نداشته و با استفاده از آن میتوانید انواع ارسال فکس از قبیل ارسال فکس به فکس ، فکس به فکس تحت شبکه ، فکس به کامپیوتر و فکس به موبایل را داشته باشید.شما حتی میتوانید شماره های فکس را فراموش کرده و به نام های مورد نظر (Contacts) ارسال فکس داشته باشید.

منبع : واحد تحقیق و توسعه

تهیه کننده :

تاریخ درج : ۱۳۹۲/۱۰/۱۵